西野浩輝『段取りの技術』：効率的な仕事術でストレスを回避する方法
段取りとは、何かを達成するために手順や計画を立て、効率的に物事を進めるための技術です。多くの人が「段取り上手は仕事上手」という言葉を耳にしたことがあるでしょうが、段取りを明確に説明するのは意外と難しいものです。西野浩輝は、この「段取り」を単なる準備や手順を整えること以上の、時間あたりの成果を最大化し、目標を最短ルートで達成するためのすべての計画と行動と定義しています。
この記事では、西野浩輝が提唱する「段取りの技術」について解説し、その概念を理解することで、ビジネスや日常生活におけるストレスを軽減する方法を考察します。さらに、スマホ全盛の現代において、どのように段取り術を応用できるかも見ていきます。
段取りとは「ストレスを回避する手段」
ポチップ
段取りは単に準備をするだけの行為ではありません。西野は段取りとストレスの関係についても言及しており、ストレスが生じる原因を考えると、段取りが不十分な場合が多いと指摘しています。ストレス研究家の河合薫氏によれば、「障害を乗り越えられず、失敗が続くことでストレスが発生する」といいます。この考えを基にすると、段取り上手な人は障害を事前に回避できるため、ストレスを感じにくくなるのです。
例えば、営業マンが「〇〇という資料を送ってほしい」という依頼に対応しないまま放置してしまった場合、最終的に急いで対応しなければならない「緊急事項」が増えてしまいます。段取りがしっかりしていれば、資料をすぐに送ることでこのような緊急対応は避けられ、ストレスも軽減されるのです。
西野は、ストレス解消法について問われた際に、「ストレスですか？そもそもストレスとはどのようなことを言うのでしょうか？」と答えたそうです。これは、彼が段取りの技術を駆使して仕事を進めているため、日常的に大きなストレスを感じることが少ないからだと考えられます。段取りが上手くいくと、障害にぶつかることなく仕事が進み、結果的にストレスも最小限で済むのです。
段取りが悪いと「緊急事態」を増やす
段取りが悪いと、本来なら発生しないはずの緊急事態を引き起こしてしまいます。例えば、上司から「会議室を確保しておいてほしい」と指示されたとき、その場で対応せずに「後でやろう」と後回しにしてしまうと、後で焦って対応する羽目になり、結果的に余計なストレスを抱えることになります。
逆に、段取りが上手い人は、タスクをすぐに処理することで、こうした緊急事態を回避します。西野は、タスク管理のベースとして「Here＆Nowで対応する」こと、つまり「すぐやる」という行動を推奨しています。この考え方は、後回しにすることで心理的な負担が増すことを防ぎ、仕事のリズムを良くする効果があります。
バッドイメージング法でモチベーションを上げる
とはいえ、すぐに仕事に取りかかるのが難しいこともあります。西野は、そんな時に「バッドイメージング法」を使うことを提案しています。これは、「この仕事を放置して最悪の事態に陥ったらどうなるか？」と具体的に想像してみる方法です。仕事を始めるためには、最初の一歩に大きなエネルギーが必要ですが、この方法を使うことでそのハードルを乗り越えやすくなります。
たとえば、急な締め切りに追われている場合、その仕事を放置した結果どのような問題が起こるかを考えることで、行動を起こすための動機づけになります。この技術を使えば、最初のエネルギーをうまく引き出し、その後の作業はスムーズに進められるでしょう。
スマホ全盛の時代における段取り術の応用
現代はスマホが日常のツールとして欠かせない時代です。スマホを活用することで、西野が提唱する段取り術はさらに効率的に実践できます。たとえば、メールの返答や資料の送信をスマホですぐに行うことで、後回しにせずに対応できます。
「メールの返答は基本的にすぐやるべきだ」と西野は述べています。スマホなら、どこにいてもすぐにメールを確認し、その場で返信できるため、段取りの遅れが発生しにくくなります。これによって、後からメールを読み直して対応する手間を省き、時間を効率的に使うことができるのです。
さらに、タスク管理アプリやリマインダーを活用すれば、やるべき仕事をその場でリスト化し、優先順位を確認しながらスムーズに段取りを組むことができます。スマホを使った即対応の段取り術は、現代のビジネスシーンにおいて非常に有効な方法です。
段取りはリスクマネジメントでもある
段取りの技術は、単なる時間管理の方法ではなく、リスクマネジメントでもあります。段取りを上手に行うことで、事前に問題を予測し、対策を取ることができます。これにより、緊急事態に対して柔軟に対応でき、余計なストレスや無駄な時間を減らすことができるのです。
例えば、会議の準備やプロジェクトの進行管理においても、段取りをきちんと行うことで、突然のトラブルや計画の遅れを未然に防ぐことができます。このように、段取りは単なる計画ではなく、仕事全体をスムーズに進めるための戦略でもあるのです。
まとめ
西野浩輝の『段取りの技術』は、ストレスを減らし、仕事を効率的に進めるための強力なツールです。段取りをしっかり行うことで、緊急事態を回避し、仕事のリズムを整えることができます。また、後回しにしない「Here＆Now」の考え方を取り入れることで、タスクをすぐに処理し、心理的な負担を軽減することが可能です。
スマホ全盛の現代においては、段取り術をスマホと連携させることで、さらに効率的に仕事を進められます。メールの即対応やタスク管理アプリの活用によって、段取りを遅らせることなく、どこでも仕事を進めることができるでしょう。
段取りが上手くいくと、ストレスは減り、目標達成への道が短縮されます。西野が示す段取りの技術を取り入れ、仕事も生活もスムーズに進めてみてはいかがでしょうか。
